Jiří Filip Kommersiële boodskap: Die huidige aanbod op die mark vir kleinsakebestuurstelsels is baie wyd. Terselfdertyd is die keuse van die regte sagteware 'n baie belangrike besluit. Jy wil tog nie oor 'n paar weke uitvind dat jy 'n onvanpaste keuse gemaak het, oorskakel na 'n ander toepassing en die hele span van die begin af oplei nie. So, hoe navigeer jy deur die oorvol mark en kies sagteware wat saam met jou sal groei terwyl jy tred hou met die nuutste neigings?
Kyk na ons wenke oor hoe om die beste stelsel vir jou besigheid te kies en aan watter vereistes inligtingsagteware moet voldoen.
Waarom 'n kleinsakebestuurstelsel gebruik?
Daar is baie redes waarom 'n besigheid ondernemingsagteware moet gebruik. Nie net groot maatskappye nie, waar dit 'n vanselfsprekendheid is om organisasie oor die hele maatskappy en alle spanne te handhaaf. Maar ook vir klein maatskappye, waar so 'n besigheidsbestuursinstrument 'n kragtige hulpmiddel kan wees om maatskappyprosesse te verbeter. Dit lei tot 'n toename in die mededingendheid en sukses van die maatskappy op lang termyn.
Miskien is jy in 'n situasie waar jou maatskappy reeds 'n paar hulpmiddels gebruik... een vir fakturering, een vir kommunikasie, jy bestuur kontantvloei in Excel, in die ander Excel het jy 'n lys van kliënte, 'n kalender, state en die res op papier . As hierdie oplossing vir jou 'n bietjie chaoties lyk, soek dan 'n meer omvattende stelsel wat die meeste van jou besigheidsbestuurbehoeftes op een plek dek.
Die hoofredes waarom selfs klein maatskappye 'n maatskappybestuurstelsel moet implementeer:
- Verbetering van doeltreffendheid en produktiwiteit: Effektief onderneming inligtingstelsel maak outomatisering van prosesse moontlik, vermindering van foute tydens handmatige data-invoer of kopiëring en aansienlike tydbesparings. Dit lei tot verbeterde doeltreffendheid en produktiwiteit van werkers en verhoog maatskappyprestasie.
- Beter tydsbestuur: ’n Besigheidsbestuurstelsel maak dit makliker om tyd, take en projekte te beplan en te organiseer, wat werknemers in staat stel om meer op hul werk te fokus en stres te verminder.
- Meer doeltreffende inligtingsdeling en bestuur: 'n Bestuursinligtingstelsel help met die bestuur van data en inligting en maak beter toegang en deel van data tussen verskillende departemente en werknemers moontlik. Dit lei tot verbeterde samewerking tussen werknemers, plus jy het al die belangrike dokumente op een plek en dit beteken dat jy nie meer woes deur papiere soek nie.
- Meer akkurate en vinniger besluitneming: Die maatskappy se bestuurstelsel verskaf intydse inligting oor die status van die maatskappy se projekte en aktiwiteite, wat vinniger en beter ingeligte besluitneming moontlik maak.
- Koste vermindering:’n Inligtingstelsel vir kleinsakeondernemings maak beter beplanning en beheer van inkomste en uitgawes moontlik en help om areas te identifiseer waar koste verminder kan word.
Watter funksies om in 'n maatskappybestuurstelsel te soek?
Outomatisering
'n Besigheidsbestuurstelsel moet voorsiening maak vir die outomatisering van herhalende prosesse of eenvoudige aktiwiteite om foute en tydmors op herhalende take te verminder. Outomatisering kan sluit byvoorbeeld herhalende fakturering, betalingsherinneringe, outomatiese e-posversending, verslaggenerering in of die skep van take of projekte uit sjablone. Sodoende kan die las op werknemers verminder word, foute verminder en werksdoeltreffendheid verbeter word.
Wolkdataberging
Die gebruik van wolkdataberging kan makliker en veiliger datadeling binne die maatskappy moontlik maak, alles is duidelik op een plek. Dit laat ook toegang tot data vanaf enige plek en enige tyd toe, wat werkdoeltreffendheid verhoog en vinnige uitruil van inligting moontlik maak. Wolkdataberging sal ook waardeer word deur alle maatskappye waar spanlede byvoorbeeld vanuit 'n tuiskantoor werk.
Taakbestuur
Sakebestuursagteware moet maklike opsporing en bestuur van take en hul sperdatums moontlik maak. Dit kan byvoorbeeld die skedulering en toewysing van take insluit, die naspeuring van taakvoltooiingstatus en om jou te herinner aan hangende take. Danksy dit kan spanlede werk meer doeltreffend te versprei, hul werklading te monitor en alle toegewysde take betyds te voltooi.
Projekbestuur
Die maatskappy se bestuurstelsel behoort effektiewe projekbestuur moontlik te maak, insluitend beplanning, koördinering en monitering van projekvordering. Dit sluit byvoorbeeld begrotingsbeplanning, doeltreffendheid en winsgewendheid van projekte in. So 'n stelsel stel die maatskappy in staat om sy projekte beter te bestuur en beter resultate en winste te behaal.
Ideaal gesproke moet die geselekteerde instrument verskeie opsies bied vir grafiese voorstelling van projekte, soos Kanban-borde, Gantt-kaarte of tabelvormige oorsigte vir 'n duidelike visualisering van projekte, begrotings, toewysing van take, status en vordering.
CRM
Besigheidsagteware moet ook nutsmiddels vir kliënteverhoudingbestuur (CRM) insluit. Dit stel die maatskappy in staat om meer effektief met kliënte te kommunikeer en hul vereistes beter te bestuur.
As die stelsel jou toelaat om CRM in lyn te bring met ander prosesse, soos projekbestuur, fakturering, kontrakbestuur of kontantvloeibeplanning, binne 'n enkele besigheidsbestuurplatform, kan jy jou kliënte vanuit 'n 360°-perspektief sien.
Bestuur van die werkslading van werknemers
Die werknemerwerkladingsbestuurfunksie sal jou help om werk meer doeltreffend onder individuele spanlede te versprei en sodoende hul optimale werklading te bereik. Die maatskappyinligtingstelsel behoort die beplanning van tyd en take moontlik te maak sodat dit regverdig versprei word en dat werknemers voldoende gelaai word volgens hul vermoëns en werkverrigting. Terselfdertyd moet dit wees die stelsel is in staat om die vrag te monitor en, indien nodig, 'n geskikte oplossing te bied, byvoorbeeld deur take te herverdeel of die aantal werknemers in die gegewe span te vermeerder. Dit sal verhoogde produktiwiteit en werknemertevredenheid moontlik maak, wat bydra tot die langtermyn sukses van die maatskappy.
Wenke vir die keuse van die beste sagteware vir klein besighede
Wanneer jy kleinsake-sagteware kies, is dit belangrik om jou behoeftes te identifiseer en jou begroting in ag te neem.
Oorweeg ook die gemak van implementering en gebruik van die sagteware, die vermoë om met ander stelsels en sagteware te integreer, die mobiele toepassing en die kompleksiteit van die kenmerke.
1. Identifiseer jou behoeftes:
Voordat jy begin soek na die regte sagteware, oorweeg watter funksies en kenmerke jy nodig het om jou besigheid te bestuur.
Hou in gedagte dat sommige sagteware gespesialiseerde kenmerke vir sekere bedrywe bied, terwyl ander universeel is en aangepas kan word by die behoeftes van verskillende bedrywe.
2. Gemak van installasie en gebruik van die sagteware:
Oorweeg hoe vinnig jy nuwe sagteware in jou besigheid kan implementeer en hoe maklik dit is om te gebruik.
Om sagteware met 'n intuïtiewe koppelvlak en maklike opstelling te vind, kan tyd bespaar en werknemersopleiding tot die minimum beperk. Ideaal gesproke het die sagteware aanlyn tutoriale en opleidingsvideo's beskikbaar om jou te help met die opleiding, of bied konsultasies waar jy kan konsulteer oor die implementering van die stelsel in jou onderneming.
3. 'n Oplossing met 'n finansiële bestuursfunksie:
’n Meer gevorderde sagteware-oplossing met finansiële bestuursfunksionaliteit kan klein besighede help om finansiële bedrywighede op te spoor en te bestuur. Dit sal jou 'n oorsig gee van inkomste en uitgawes in die huidige tyd en in die nabye toekoms of die vervulling van begrotings. Jy kan die ontwikkeling van kontantvloei vir die komende maande voorspel, die winsgewendheid van projekte en swak punte waar geld onnodig in die maatskappy uitlek.
4. Moontlikheid van integrasie met ander stelsels en sagteware:
Oorweeg watter ander sagteware jy gebruik en of die nuwe sagteware versoenbaar is en maklik met ander stelsels geïntegreer kan word. 'n Toeganklike programmeerbare koppelvlak (API) is dus die sleutel. Make is ook 'n gewilde integrasieplatform wat gevorderde integrasie en outomatisering moontlik maak.
Op soek na sagteware met data-invoer en -uitvoer kenmerke kan jou werk makliker maak en handmatige data-invoer minimaliseer.
5. Oorweeg jou begroting:
Wanneer jy sagteware kies, oorweeg jou begroting en probeer om 'n oplossing te vind wat aan jou behoeftes voldoen en bekostigbaar is vir jou besigheid.
Wees versigtig wanneer u kwotasies vergelyk en oorweeg of die bykomende kenmerke die hoër prys werd is. 'n Gratis proefweergawe behoort 'n vanselfsprekendheid te wees.
6. Mobiele toepassing sluit in:
Die beskikbaarheid van 'n mobiele weergawe van die besigheidsbestuurstelsel stel jou en jou werknemers in staat om verbind te bly en reageer op die pad, ongeag die huidige ligging en toerusting. Dit is veral belangrik wanneer dit kom by die bestuur van hibriede en afgeleë spanne en aktiwiteite.
Hou in gedagte dat die mobiele toepassing maklik moet wees om te gebruik en op verskillende bedryfstelsels beskikbaar moet wees.
7. Omvattende verslagdoeningsfunksies:
’n Sagteware-oplossing met omvattende verslagdoeningsfunksies kan klein besighede help om jou besigheidsprestasie te monitor en te ontleed, die doeltreffendheid van jou aktiwiteite, projekte en veldtogte te monitor sodat jy buigsaam op ontluikende situasies kan reageer.
Ideaal gesproke, jou maatskappy sagteware sal waardevolle insigte in jou finansiële prestasie verskaf, vordering van projekte en take, kapasiteit en benutting van werknemers en nog baie meer. Boonop laat die gevorderde oplossing jou toe om jou eie grafiese verslae te skep en verskeie kriteria vir data-aggregasie en -sortering te stel.
8. Kommunikasiefunksie van komponente:
Op soek na sagteware met kommunikasiekenmerke soos kletsnutsgoed of lêerdeling kan besighede help om interne kommunikasie doeltreffend te bestuur.
Op soek na sagteware wat met ander kommunikasie-instrumente soos video-oproepe kan integreer, kan ook nuttig wees vir maklike spansamewerking.
Reeds gekies?
As kleinsake-eienaars het ons baie om mee te doen en dit is dikwels nie maklik om alles saam te trek nie. Die regte sagteware-oplossing vir die bestuur van jou besigheid kan jou 'n groot voordeel bo jou kompetisie gee. Jy sal skielik ’n oorsig kry – van bestellings en take en hul spertye, kliënte en kommunikasie met hulle, kontantvloei en die werklading van individuele spanlede. Jy sal baie tyd spaar wat spandeer word aan herhalende take met lae toegevoegde waarde. In plaas daarvan kan jy jou energie fokus op innovasie en oplossings wat jou besigheid vorentoe beweeg.
Skrywer: Caflou - Alles in een bestuurstelsel vir klein en mediumgrootte maatskappye
Caflou sal jou help om die hele maatskappy en sy finansies doeltreffend te bestuur. Dit sal jou toelaat om kontantvloei te monitor en die toekomstige ontwikkeling daarvan te voorspel. Jy sal ontslae raak van roetinewerk, foutsyfer verminder, spanwerk verbeter en maatskappyprestasie verhoog. Alles op een plek. Van enige plek en teen 'n bekostigbare prys.
